Strona główna

  

Obieg dokumentów w przypadku realizacji prac zleconych w uczelni

1. Kierownik pracy zleconej z pomocą osoby z administracji zajmującej się na wydziale obsługą administracyjną prac zleconych przygotowuje dokumentację pracy.

2. Teczka z pełną dokumentacją powinna zawierać:

  • zlecenie z firmy/ instytucji na wykonanie badania/ ekspertyzy/ analizy /opinii itp.,
  • wniosek o przyjęcie pracy zleconej skierowany do prorektora ds. nauki; wniosek powinien być podpisany przez kierownika pracy oraz dyrektora instytutu wydziałowego/kierownika katedry, a także przez dziekana (lub upoważnionych zastępców wyżej wymienionych osób),
  • do wniosku należy dołączyć:

      - wykaz osób realizujących pracę, ewentualnie jeśli niektórzy wykonawcy nie są jeszcze znani wpisać w tabelce wykonawców "wakat",

       - zakres rzeczowy pracy,

       - kalkulacje wstępną,

       - harmonogram (niekoniecznie),

  • podstawowym dokumentem jest umowa pomiędzy wykonawcą czyli uczelnią, a zamawiającym czyli firmą/instytucją itp.,
  • w przypadku prac niskonakładowych i krótkoterminowych dopuszcza się stosowanie skróconej wersji umowy
    w postaci potwierdzenia przyjęcia zamówienia.

3. Egzemplarz umowy lub druk potwierdzenia przyjęcia zamówienia, który pozostaje w uczelni powinien podpisać kierownik pracy oraz dziekan.  

4. Po zatwierdzeniu dokumentów, osoba zajmująca się obsługą administracyjną prac zleconych na wydziale, powinna wprowadzić projekt do systemu TETA.

5. Kompletna i podpisana dokumentacja z wydziału jest przesyłana do Centrum Transferu Technologii, gdzie zostaje sprawdzona pod względem formalnym i zarejestrowana (otrzymuje symbol  i numer).

6. W przypadku, jeżeli mamy do czynienie z inną umową, niż tą która jest zamieszczona w formularzu (umowa o realizację pracy zleconej), wówczas pracownik działu przekazuje umowę do zaopiniowania radcy prawnemu uczelni.

7. Z podpisem radcy, dokumentacja trafia do kwestury gdzie sprawdzana jest kalkulacja, która po zaparafowaniu przekazywana jest do podpisu kwestor. Kwestor podpisuje kalkulację i nadaje kontrasygnatę finansową na jednym egzemplarzu umowy/przyjęcia zamówienia pozostającym w uczelni.

8. Następnie wniosek oraz umowę lub przyjęcie zamówienia podpisuje prorektor ds. nauki.

9. Centrum Transferu Technologii odsyła teczkę z dokumentacja na wydział.   

10. Z wydziału umowa lub przyjęcie zamówienia wysyłana jest do zamawiającego, który po podpisaniu odsyła jeden egzemplarz.

11. Wszystkie dokumenty finansowe dotyczące realizacji pracy na zakupy materiałów, delegacje i inne opisane na odwrocie muszą być przekazywane do kwestury.

12. Z wydziału przesyłane są do CTT umowy cywilnoprawne zawarte z wykonawcami pracy zleconej  podpisane przez dziekana
i wykonawcę. Pracownik działu sprawdza je pod względem formalnym, rejestruje i przekazuje do kwestury.

13. Po weryfikacji w kwesturze i Dziale Kadr, gdzie nadawane są im dodatkowe numery dla ZUS, trafiają do podpisu kwestora a następnie odsyłane są na wydział.

14. Na koniec realizacji pracy  rachunki podpisane przez wykonawców przekazywane są do kwestury.

15. Po zakończeniu pracy sporządzany jest protokół zdawczo - odbiorczy między wykonawcą a zamawiającym, wystawiana jest na wydziale faktura dla zamawiającego. Po zapłaceniu przez zamawiającego kwoty ustalonej wcześniej w umowie / przyjęciu zamówienia wykonawcy pracy otrzymują wynagrodzenia.

16. Po zakończonej pracy zleconej, kierownik przekazuje do Centrum Transferu Technologii jeden egzemplarz raportu końcowego w formie pisemnej lub elektronicznej wraz z kopią protokołu zdawczo - odbiorczego, kopią faktury i kalkulacji wynikowej.