Strona główna

  

Obieg dokumentów w przypadku realizacji prac zleconych w uczelni

 

1. Kierownik pracy zleconej z pomocą osoby z administracji zajmującej się na wydziale obsługą administracyjną prac zleconych przygotowuje dokumentację pracy.

2. Teczka z pełną dokumentacją powinna zawierać:

  • zlecenie z firmy/ instytucji na wykonanie badania/ ekspertyzy/ analizy /opinii itp., 
  • wniosek o przyjęcie pracy zleconej skierowany do prorektora ds. współpracy i rozwoju / dyrektor działu współpracy i rozwoju; wniosek powinien być podpisany przez kierownika pracy oraz dyrektora instytutu wydziałowego / kierownika katedry, a także przez dziekana (lub upoważnionych zastępców wyżej wymienionych osób),
  • do wniosku należy dołączyć:

      - wykaz osób realizujących pracę, ewentualnie jeśli niektórzy wykonawcy nie są jeszcze znani wpisać w tabelce wykonawców "vacat",

       - zakres rzeczowy pracy,

       - kalkulacje wstępną (podpisaną przez kierownika pracy),

       - harmonogram (niekoniecznie), 

  • niezbędnym dokumentem jest umowa pomiędzy wykonawcą czyli  uczelnią, a zamawiającym czyli firmą/ instytucją itp., 
  • w przypadku prac niskonakładowych i krótkoterminowych dopuszcza się stosowanie skróconej wersji umowy w postaciprzyjęcia zamówienia. 

3. Egzemplarz umowy lub przyjęcia zamówienia, który pozostaje w uczelni powinien podpisać kierownik pracy oraz dziekan. 

4. Kompletna i podpisana dokumentacja z wydziału jest przesyłana do Działu Współpracy i Rozwoju, gdzie zostaje sprawdzona pod względem formalnym i zarejestrowana (otrzymuje symbol  i numer). 

5. Pracownik działu przekazuje umowę / przyjęcie zamówienia do zaopiniowania radcy prawnemu uczelni. 

6. Z podpisem radcy dokumentacja trafia do kwestury gdzie sprawdzana jest kalkulacja, która po zaparafowaniu przekazywana jest do podpisu kwestor. Kwestor podpisuje kalkulację i nadaje kontrasygnatę finansową na jednym egzemplarzu umowy / przyjęcia zamówienia pozostającym w uczelni. 

7. Następnie wniosek oraz umowę lub przyjęcie zamówienia podpisuje prorektor ds. współpracy i rozwoju / dyrektor działu współpracy i rozwoju. 

8. Dział Współpracy i Rozwoju (DWiR) odsyła teczkę z dokumentacja na wydział.     

9. Z wydziału umowa lub przyjęcie zamówienia wysyłana jest do zamawiającego, który po podpisaniu odsyła jeden egzemplarz. 

10. Wszystkie dokumenty finansowe dotyczące realizacji pracy na zakupy materiałów, delegacje i inne opisane na odwrocie muszą być przekazywane do kwestury. 

11. Z wydziału przesyłane są do DWiR umowy cywilnoprawne zawarte z wykonawcami pracy zleconej  podpisane przez dziekana i wykonawcę. Pracownik działu sprawdza je pod względem formalnym, rejestruje i przekazuje do kwestury.

Po weryfikacji w kwesturze i Dziale Kadr, gdzie nadawane są im dodatkowe numery dla ZUS, trafiają do podpisu kwestora a następnie odsyłane są na wydział. 

12. Na koniec realizacji pracy podpisane rachunki przez wykonawców przekazywane są do kwestury. 

13. Po zakończeniu pracy sporządzany jest protokół zdawczo - odbiorczy między wykonawcą a zamawiającym, wystawiana jest na wydziale faktura końcowa dla zamawiającego. Po zapłaceniu przez zamawiającego kwoty ustalonej wcześniej w umowie / przyjęciu zamówienia wykonawcy pracy otrzymują wynagrodzenia. 

14. Po zakończonej pracy kierownik pracy przekazuje do Działu Współpracy i Rozwoju jeden egzemplarz raportu końcowego w formie pisemnej lub elektronicznejwraz z kopiąprotokołu zdawczo - odbiorczego, kopią faktury końcowej i kalkulacji wynikowej.